Il termine "Dossier dipendente" fa riferimento a uno strumento di archiviazione dei documenti contrattuali alla cui formazione concorrono le informazioni, inserite manualmente, provenienti dalla base dati HR. Di quali informazioni si tratta? Di tutte quelle che vedono come protagonisti i dipendenti. Normalmente, queste ultime trovano spazio nel mondo HR, ma in forma disgregata. Ed è proprio il dossier dipendente ad agire da coordinatore, presentando quanto raccolto in modo ordinato e mettendo così a disposizione dell'azienda un "contenitore" di facile consultazione. Grazie al dossier dipendente è possibile avere accesso ad un profilo utente differenziato selezionando le informazioni, ad esempio, in base al tipo di documento, alla sede di riferimento e al centro di costo.

L'Ufficio del Personale di qualsiasi azienda si trova a gestire numerosi documenti, molti dei quali avente valore probatorio. Per tale motivo questi documenti devono essere obbligatoriamente conservati anche se un dipendente, qualunque siano le motivazioni, si vede costretto a lasciare il posto di lavoro. Uno strumento come il dossier dipendente semplifica il processo stesso di gestione assicurando la disponibilità immediata, tra gli altri, di contratti, lettere di assunzione, convocazioni, certificati medici, cedolini paga, documenti relativi alla legge sulla privacy e comunicazioni effettuate agli enti competenti. Al contempo è possibile gestire in modo ottimale anche i curriculum e gli eventuali documenti elaborati in attesa dell'assunzione.

Un dossier, per definirsi completo, deve essere in grado di racchiudere tutti i dati dei dipendenti, comprensivi di informazioni anagrafiche, professionali, contrattuali, formative e retributive. Quali sono i vantaggi derivanti dall'utilizzo di tale strumento? Innanzitutto, avrete l'occasione di disporre di una modalità di conservazione digitale dei documenti HR. In gran parte dei casi è possibile associare un file ad una specifica cartella del dossier semplicemente ricorrendo al "Drag and Drop" e, di conseguenza, risparmiando tempo prezioso.

Inoltre, il dossier dipendente può essere oggetto di estrazioni "massive". Cosa significa? Che, nel caso di verifiche (ma anche di ispezioni o di eventuali contenziosi), sarà estremamente semplice estrarre un insieme di documenti nell'arco di pochi secondi. Disporre di un dossier dipendente efficace significa anche beneficiare di una maggiore governance dei processi HR; questo è diretta conseguenza del processo di centralizzazione dei documenti provenienti dai singoli processi. Il fatto di affidarsi ad un software ha un ulteriore vantaggio: evitare lo spreco di carta. Tutto questo avviene rispettando pienamente quanto richiesto dalle norme di legge in materia di conservazione.

Negli anni è aumentato il numero di software destinati alla creazione di dossier personali relativi ai singoli lavoratori. Risorse Umane Web, ideato da Zucchetti, disponibile sia in modalità "Software as a Service" che in licenza, fornisce ai consulenti del lavoro, ai professionisti ed alle aziende uno strumento semplice da utilizzare, veloce da installare, e personalizzabile in base alle esigenze specifiche della singola azienda.