Fatturazione elettronica: come ottimizza i processi aziendali

Cos'è la fattura elettronica

Il processo di dematerializzazione della fattura rappresenta, per le aziende, un passo importante per garantire al cosiddetto "ciclo dell'ordine" una serie di vantaggi. Dalla riduzione dei costi ad una maggiore accuratezza delle operazioni, l'investimento iniziale viene ampiamente ripagato. Ma a cosa fa riferimento, nello specifico, il termine "fattura elettronica"? Quando si parla di fattura elettronica si indicano una serie di soluzioni che, combinate tra loro, permettono di digitalizzare e di automatizzare un processo che non si esaurisce con la mera "creazione" della fattura, includendo anche la sua archiviazione. Quando necessario, infatti, i documenti digitalizzati possono essere utilizzati con facilità per soddisfare differenti esigenze gestionali.

 

I principali vantaggi della fatturazione elettronica

A beneficiare della fatturazione elettronica, in primo luogo, è stata la comunicazione con la Pubblica Amministrazione, che risulta più "snella" e veloce. Da ricordare è anche l'esonero da Modello Intrastat e dallo Spesometro: la digitalizzazione della fattura elimina l'obbligo di trasmissione delle fatture emesse e registrate. Si è dispensati, inoltre, dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati con le società di leasing. Quelli appena indicati non sono gli unici benefici di cui godrete utilizzando la fatturazione elettronica. Secondo un’analisi condotta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce, attivo presso la School of Managment del Politecnico di Milano, il vantaggio è anche economico. Tutte le aziende che producono un volume di fatture annuo superiore a 3.000, risparmiano tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Questi valori sono il risultato di un calcolo effettuato sui risparmi connessi alla manodopera necessaria alla stampa e all’imbustamento delle fatture cartacee ma anche al personale addetto alla gestione dei rapporti con il cliente oltre che ai costi di gestione per la conservazione delle fatture. Questi benefici non sono ad esclusivo appannaggio delle realtà aziendali di medio grandi dimensioni: anche le piccole aziende potranno contare su tali vantaggi e sui relativi risparmi, a patto che il processo di Fatturazione Elettronica digitale sia inserito all’interno di un sistema gestionale digitale ed automatizzato che comprenda l’intero workflow aziendale.

 

Come cambia la fatturazione con l'ausilio dei documenti digitalizzati

A livello gestionale l'utilizzo della fatturazione digitale produce un notevole risparmio di tempo che, in diversi casi, si accompagna anche ad un numero minore di risorse umane necessarie alla creazione, all'invio e alla conservazione dei documenti. Contestualmente, grazie alla conservazione digitale della documentazione, non sarà più necessario stampare le fatture. Ciò è un vantaggio innegabile in termini di risparmio di carta e spazio, in quanto l'obbligo di conservare fatture e documenti per un periodo di 10 anni, costringe, spesso, chi adopera le fatture cartacee a disporre di uffici o magazzini di grandi dimensioni. È importante sottolineare, altresì, i minori adempimenti burocratici connessi all'adozione di sistemi informatici. Se da un punto di vista prettamente materiale, la Fattura Elettronica consente di bypassare l’uso della carta (con tutto quello che ne consegue), sotto un profilo puramente gestionale è uno stimolo per approcciarsi all’intero processo aziendale utilizzando formati elettronici elaborabili. La fattura emessa da un’azienda, infatti, è uno dei nodi di una relazione commerciale: ordini e avvisi di spedizione, conferme d’ordine e documenti di trasporto, ricevute di consegna e bolle d’entrata delle merci, così come gli avvisi di ricezione possono essere gestiti mediante lo stesso approccio della fattura elettronica. La fatturazione elettronica quindi costituisce il primo passo che ogni impresa può compiere all’interno di una cultura digitale pensata per i business dell’era 4.0.

Software per la fatturazione: i tool completi più innovativi

Per massimizzare i vantaggi della fattura elettronica il consiglio è di procedere all'automazione di progetto. Disporre di un software dedicato alla compilazione delle fatture, infatti, semplificherà e velocizzerà i singoli passaggi.

In questo ambito, i software per la fatturazione si sono evoluti molto rapidamente negli ultimi anni. Le soluzioni migliori, oltre a garantire l'emissione delle fatture e il relativo recapito ai destinatari, sono in grado di analizzare e di comparare i dati relativi all'andamento aziendale. Godrete così di un supporto affidabile, utile per assumere in un colpo d'occhio anche le decisioni più strategiche. Un servizio potente e completo come Digital Hub vi permetterà di gestire l'intero processo di fatturazione. Questo servizio, completamente online, integrandosi perfettamente al gestionale Zucchetti, vi avvantaggerà sia dal punto di vista economico che logistico.