Ci sono quattro aspetti fondamentali che riguardano la fatturazione elettronica, che, se conosciuti fino in fondo, ti permetteranno di evitare problematiche ed errori, con un notevole risparmio in termini di tempo e risorse.
La PEC (posta elettronica certificata) è uno strumento tanto recente quanto importante per l’attività aziendale, in quanto può essere considerato al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con un valore in più: una email inviata mezzo PEC risulta validamente inviata anche qualora non venga letta dal destinatario.
Il monitoraggio continuo della casella PEC è dunque utile al fine di evitare spiacevoli situazioni quali, ad esempio, la decorrenza dei termini contrattuali a causa della mancata lettura. Quanto alla conservazione degli allegati trasmessi via PEC, la stampa non garantisce l’origine digitale del documento, non fornendo certificazione alcuna rispetto al flusso di invio e ricezione. È bene quindi assicurarsi che alla PEC sia affiancata una conservazione digitale a norma.
La firma digitale garantisce una maggiore affidabilità rispetto alla più comune firma elettronica, di cui costituisce un livello superiore, in grado di definire l’identità del soggetto che svolge una determinata attività e di rispondere a requisiti di sicurezza molto alti.
La firma digitale è obbligatoria per alcune tipologie di documenti e non per altre, di minore importanza, ed è competenza del professionista scegliere in ogni occasione la condizione più adeguata e corretta.
La conservazione digitale è una procedura fortemente regolamentata dal punto di vista organizzativo, tecnico e funzionale, perché richiede specifiche ad hoc, come formati e indici. È dunque intuitiva la differenza esistente rispetto al semplice processo di archiviazione elettronica, dedicato alle attività più semplici.
Le operazioni con conservazione digitale obbligatoria richiedono queste specifiche tecniche a garanzia della loro autenticità e del loro valore legale.
Il consiglio è quindi quello di pianificare in modo preciso il passaggio dal cartaceo al digitale, così da mantenere integra la validità dei documenti.
Lo Spesometro, ovvero l’invio dei dati sulla fatturazione, è un adempimento previsto dalla normativa vigente e quindi un obbligo per tutte le imprese. Ciò prevede l’invio di veri e propri report del ciclo di fatturazione all’Agenzia delle Entrate, per mezzo di file XML.
Per fattura elettronica, invece, è bene sottolineare che si intende il singolo documento in formato digitale. La loro relazione dipende dal fatto che l’emissione di fatture digitali inviate tramite il sistema di interscambio innesca la memorizzazione automatica dei meta dati delle fatture da parte dell’Agenzia delle Entrate, senza doverle inserire nuovamente nello Spesometro. La digitalizzazione del processo di fatturazione rende notevolmente più semplice rispettare l’adempimento della normativa.
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